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Jun 4 2019

Assistant(e) Administrative des finances et des ressources humaines

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CERF Niagara

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Foyer Richelieu

Job Description

Relevant du Directeur des finances, l’assistant(e) administrative des finances et des ressources humaine, doit remplir toutes les fonctions reliées aux affaires administratives et des ressources humaines de l’entreprise.

Il/Elle prépare et transmettre la paie, comptabilise les dons destiné pour la Fondation, assure la gestion des cédules des soins infirmiers et des services de soutien en absence de la personne responsable, responsable du système SSC (Staff Schedule Care), Simple Comptable, coordonne avec la direction les cas de WSIB (pour accident au travail), par invitation assiste aux entrevues de nouveaux employés syndiqués et participes aux réunions avec le syndicat. L’assistant(e) administrative des finances et des ressources humaine offre également un appui direct à la direction générale dans la gestion du Foyer Richelieu.

Les exigences et conditions d’emploi:

Vous avez complété, avec succès, une formation collégiale ou universitaire en ressource humaine et finance. Toute formation académique et désignation professionnelle complémentaire pourrait être jugée équivalente. Vous possédez un minimum de trois (3) années d’expérience en ressource humaine et finance dans un environnement lié aux soins de longue durée ou hospitalier. Vous possédez également une excellente connaissance du milieu de la santé ou des services sociaux. Vous maîtrisez les langues française et anglaise, parlées et écrites. Vous êtes capable de travailler dans un environnement technologisé avec la suite Microsoft Office et vous êtes complètement bilingue (français et anglais).

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS :

GESTION DES ACTIVITÉS DES RESSOURCES HUMAINES :

Sous l’autorité du Directeur des finances, le ou la titulaire du poste, doit remplir toutes les fonctions reliées aux affaires administratives et des ressources humaines de l’entreprise.

DESCRIPTION DES TÂCHES QUOTIDIENNES :

  • Recevoir les dons destinés à la fondation et suivre la procédure administrative requise pour les fins de comptabilité.
  • Préparer et expédier les formulaires de demande de règlement pour établissement de soins à long terme pour certains de nos résidants (Green Shield, Vétérans ou autres)
  • Préparer et expédier, au besoin, le formulaire 7 de WSIB (pour accident au travail).
  • Préparer, au besoin, le formulaire d’assurance à court terme pour les employés.
  • Préparer et faire les dépôts aux comptes variés du Foyer Richelieu, Maison Richelieu, la Fondation et Un Coin du Ciel.
  • Sur invitation, assiste aux entrevues de nouveaux employés syndiqués. Complète les demandes de vérification policière, fait la vérification des références, ouverture de dossier des nouveaux employés.
  • Dactylographier et effectuer l’affichage et la confirmation dans les délais prévus des offres d’emplois disponibles ouverts à l’intérieure de l’entreprise pour CUPE et ONA.
  • Participe aux réunions de avec CUPE et ONA, par invitation.
  • Responsable d’ouvrir les dossiers des bénéfices marginaux des nouveaux employés à temps plein.
  • Responsable d’ouvrir et terminer les dossiers du plan de pension.
  • Responsable pour les rencontres des familles à l’admission d’un résidant pour finaliser le paiement et ouvrir un compte en fiducie.
  • Responsable pour la gestion des cédules des soins infirmiers et des services de soutien.
  • Effectuer toutes les transactions sur les comptes en fiducie des résidants.
  • Responsable du système SSC (Staff Schedule Care)
  • Responsable des loyers des résidants
  • Responsable des dépôts de la popote roulante
  • Responsable de la préparation des rapports de fin de mois (cotisations CUPE et ONA; WSIB; Réconciliation de la paie; REER; plan de pension; MDM)
  • Préparer et expédier les cotisations mensuelles de CUPE et d’ONA
  • Préparer et expédier les contributions du plan de pension des membres CUPE
  • Préparer et expédier les contributions des REER des non-syndiqués et des membres d’ONA
  • Préparer et transmettre la paie à la paie maîtresse chez Desjardins.
  • Gérer les journées de vacances, congés fériés, et maladies des syndiqués et des non-syndiqués.
  • Préparer et expédier les lettres aux familles pour les changements au taux mensuel d’hébergement.
  • Préparer et rencontrer les familles pour le rapport de réduction du taux d’hébergement
  • Gérer les cédules pour lors des vacances estivale et de Noel
  • Préparer le rapport du Ministère de la Santé ‘Staffing Report’
  • Préparer et expédier un rapport trimestriel du compte en fiducie aux familles.
  • En absence de la secrétaire, ouvrir le courrier, prendre charge des responsabilités de la réception (téléphone et bureau),
  • Participer activement aux exercices de feu avec tout le personnel en place
  • Compléter les rapports mensuels de Service Canada – Report on hirings
  • Responsable de commander les cartes de membres de MDM
  • Compléter les rapports des ressources humaines Canada ‘Request for Payroll Information’ au besoin.
  • Préparer les facteurs d’équivalence pour les rapports de fin d’année.
  • Préparer et afficher annuellement le rapport de toutes les personnes salariées couvertes par l’unité d’accréditation CUPE.
  • Préparer et expédier les vacances courues au comptable pour budget annuel
  • Maitrise l’interprétation des conventions collectives d’ONA et CUPE.
  • Assure le respect des conventions collectives dans toutes prises de décisions opérationnelles.
  • Participe à l’organisation de la semaine de reconnaissance des employées
  • Responsable pour tous les rétros financiers (ajustement de salaire)
  • Se rendre à la Caisse populaire pour chercher la paie et effectuer les dépôts bancaires
  • Distribution de la paie
  • Transfert annuel du compte ‘Un Coin du Ciel’ à la Fondation pour tous les décès pendant l’année courante
  • Préparer et expédier les reçus pour fins d’impôts pour nos résidants.
  • Préparer lettre de confirmation d’emploi à la demande des employés.
  • Participer à l’orientation générale des nouveaux employés.
  • Participe au prélèvement de fonds.
  • Responsable des dossiers personnels des employés.
  • Responsable de la remise de clés aux employees.
  • Fournit au syndicat, une liste des nouvelles personnes salariées en indiquant les renseignements personnels.
  • Fournir à chaque personne salariée un relevé de ses congés annuels en date du 31 décembre de l’année précédente.
  • Préparer et expédier les saisies de salaire quand nécessaire.
  • Commander le relevé d’emploi pour nos employés quand nécessaire.
  • Extraction, analyse et téléchargement des données de paie vers Desjardins
  • Faire des recommandations pour l’amélioration des processus ainsi que la documentation des processus existants
  • Gestion de la remise des retenues obligatoires, de la CSPAAT, de l’ISE, des cotisations syndicales, des saisies arrêts et des régimes de retraite.
  • Répondre aux demandes de renseignements et correspondre avec des agents externes
  • Aider aux procédures de fin de mois et de fin d’année si nécessaire
  • Remplit toute autre fonction ou responsabilité qui pourrait être déterminée par le superviseur

How to Apply

(Français) La rémunération est concurrentielle. Le lieu de travail pour le/la assistant(e) des ressources humaine et des finances se trouve à Welland (Ontario). Toute personne intéressée par ce beau défi doit faire parvenir son curriculum vitae accompagné d’une lettre attestant de son intérêt pour le poste, sous pli confidentiel par courriel ou par télécopieur, au plus tard le 12 juin, 2019 à M. Shawn Marcoux, Directeur des Finances à l’adresse courriel jeannette.lalande@foyerrichelieu.com ou par télécopieur au (905) 734-1386.

Vous pouvez obtenir un profil détaillé du poste en communiquant avec le Foyer Richelieu par courriel à jeannette.lalande@foyerrichelieu.com

Le Foyer Richelieu Welland souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et s’efforce activement de mettre en place des effectifs représentatives.

Job Categories: Administration. Job Types: Bilingual and Full-time. Salary: To be discussed.

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